DMS

Ein DMS lohnt sich nicht nur für große Unternehmen. Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand:
Ein papierloses Büro senkt den Ressourcenverbrauch und damit die Kosten.

Kann ein Dokumentenmanagement-System Ihre Prozesse optimieren?
Ja – es kann.

Denn wer die immer größer werdende Informationsflut beherrscht, steigert die Qualität und Produktivität seiner Arbeit. Und mit dem Modul DMS beherrschen Sie die Informationen im Unternehmen virtuos – ganz gleich, ob es sich um Vorgänge aus der Warenwirtschaft, dem Rechnungswesen oder der Produktion handelt. Die bereichsübergreifende Ablage un der unternehmensweite Zugriff uf Informationen werden mit DMS zum Kinderspiel.

Allzeit bereit – Dokumente stets auffindbar und übersichtlich

Werden Dokumente aller Art zentral digital gespeichert und verwaltet, sind sie unabhängig von Format, Datenquelle, Aufenthaltsort oder verwendeter Hardware sekundenschnell auffindbar und verfügbar. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern bildet auch eine rasche und fundierte Entscheidungsgrundlage, ohne dass Dokumente im Vorhinein angefordert werden müssen. Eine Dokumentenhistorie macht den Bearbeitungsverlauf transparent. Ein weiterer Pluspunkt in Zeiten verschärfter Datenschutzregelungen: Aufbewahrungspflichtige Dokumente werden gesetzeskonform archiviert und nach Beendigung der Aufbewahrungspflicht automatisch gelöscht.

Adieu Archiv – Zeit- und Platzersparnis

Mit DMS gehören riesige physische Archive der Vergangenheit an, denn es verwandelt Unmengen an Papierstapel in elektronische Dokumente. Das spart Platz, genauso wie Zeit. Anstelle von zeitraubenden Recherchen und Wühlen in Dokumenten steht jetzt das rasche Durchsuchen von Dokumenten – ganz ohne manuelle Verschlagwortung. Schon sehr kleine Unternehmen profitieren von diesen Vorteilen, denn auch hier steigen Datenmengen geradezu exponentiell an. Gleichzeitig ist ein Dokumentverlust ausgeschlossen.

Gemeinsam stark – Zusammenarbeit wird gestärkt

Ein gutes DMS besitzt neben Verwaltungsfunktionen auch kollaborative Features wie interne Messenger oder die gemeinsame Arbeit direkt am Dokument, etwa durch Anmerkungen und Notizen, die Änderungen am Dokument für andere transparent machen – ohne, dass ein doppelter Datenbestand aufgebaut wird. Das sorgt für einen schnellen, einfachen Austausch in und zwischen Teams.

Mittel gegen Stress – Gewinn an Arbeitsqualität

Ein effizienter Dokumenten-Workflow wirkt sich positiv auf Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit aus genauso wie auf die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, so IDC. Warum ist das so? Der Einsatz eines modernen DMS erhöht nicht nur die Motivation, sondern verringert auch Frust und Stress durch kompliziertes manuelles Dokumenten-Handling und ständiges Informieren über Bearbeitungsstände bei Kollegen.

Sage 100

Für mittelständische Unternehmen

Das Allround-Talent DMS
  • Verwaltung von digitalen Dokumenten
  • Adressiert jegliche Art von elektronischen Dokumenten
  • Vielzahl von Importmöglichkeiten
  • Schnelles Durchsuchen von Dokumenten
  • Erheblicher Zeitgewinn und Arbeitsqualität
  • Höhere Transparenz von Dokumentenprozessen
  • Erhöhte Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
Während große Unternehmen über innovative Technologien wie Cloud-Computing, Big Data Analytics oder Internet of Things nachdenken, ist das für viele mittelgroße Betriebe noch weit entfernt. Sie wollen Schritt für Schritt eine Basis schaffen, um den Sprung in die Digitalisierung zu bewältigen. Der erste wichtige Schritt auf diesem Weg ist ein Blick auf den internen Umgang mit Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen, Verträgen, Office-Dokumenten oder multimedialen Inhalten.

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