Tipps & Tricks

In der Office Line Evolution Advanced 2014 .2 ist es mit Installation des Service Pack 2 (Build 1557) nunmehr möglich, SEPA-Mandate und Bankverbindungen aus Fremdsystemen zu importieren. Diese Funktion findet sich im Modul Rechnungswesen in der Administration. Die Datei sollte im Format *.txt oder *.csv vorliegen.
Eine ausführliche Anleitung inklusive der Feldzuordnungen findet sich in der Onlinehilfe, welche wie gewohnt über die Funktionstaste F1 aufgerufen werden kann.

Abb. Import Bankverbindungen und SEPA-Mandate

Bei weiterführenden Fragen zu dieser Thematik wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Sage-Fachhändler oder an die Mitarbeiter der BASL GmbH unter 07229 – 23 820-0 oder info@basl.at.

Bankverbindung ab Office Line 2014 – 6.2

In der 38. KW 2014 hat Sage für die Office Line Evolution Advanced 2014.2 mit Build 1557 ein umfangreiches Programmupdate zur Verfügung gestellt. Unter vielen Verbesserungen ist auch die Eingabe der Bankverbindung geändert worden. Dabei wurden im Formular Bankverbindungen bearbeiten/hinzufügen die Felder IBAN/BIC und Kontonummer/BLZ in der Reihenfolge getauscht, damit die IBAN als erstes erfasst werden kann.

In der österreichischen Version der Office Line werden nun auch mit Eingabe der IBAN die restlichen Informationen (außer BIC) automatisiert eingetragen.

Wenn ein Kunde seine Rechnung gezahlt hat, ist es leider oft noch der Fall, dass auf dem Kontoauszug in der Buchungszeile nur die Rechnungsnummer steht.
In der Buchungserfassung kann bei Buchen des Zahlungseingangs im Konto Haben diese OP-Nummer gesucht und der Kunde dazu identifiziert werden.
Dazu muss im Rechnungswesen unter Grundlagen –> Konfiguration –> Systemeinstellungen –> Reiter Tastatur das Suchtrennzeichen definiert werden.

Für eine OP-Nummer „2014-12345“, die einen Zahlungseingang und damit einen Debitor identifiziert, lautet dann die entsprechende Eingabe im Feld Konto Haben „2014-1234@3@1“, oder „2014-12345@O@D“.
Dabei ist „2014-12345“ der eigentliche Suchbegriff (also die OP-Nummer), das Zeichen „@“ das Suchtrennzeichen, „O“ bzw. „3“ der Suchbereich und „D“ bzw. „1“ die Kategorie (in diesem Fall die Kontoart Debitor).

Bei weiterführenden Fragen zu dieser Thematik wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Sage-Fachhändler oder an die Mitarbeiter der BASL GmbH unter 07229 – 23 820-0 oder info@basl.at.

Immer wieder wird der Wunsch geäußert, das die Kundennummer auch die Mandatsreferenz für die SEPA-Zahlungen sein soll. In der Office Line wird die Mandatsreferenz immer automatisch vergeben und hat nichts mit der Kundennummer gemeinsam. Aus folgendem Grunde ist es nicht ratsam, dass die Mandatsreferenz auch der Kundennummer entspricht:
Eine SEPA-Mandatsreferenz muss eineindeutig sein und das ist bei einer ERP-Kundennummer gewöhnlich der Fall. Wenn ein Kunde zwei Bankverbindungen hat und für jede ein SEPA-Mandat erteilt hat, oder wenn der Kunde mitteilt, dass er eine neue Bankverbindung hat, müsste im ersten Fall ein neues Kontokorrent angelegt werden und im zweiten Fall wäre das bisherige Kontokorrent zusätzlich auf inaktiv zu setzen. Damit würden sich Stammdaten verdoppeln und die Historie zu einem Kunden nicht mehr in einem Konto abbildbar sein.
Eine Mandatsreferenz muss nicht nur innerhalb eines Mandanten eineindeutig sein, sondern sie muss es auch mandantenübergreifend sein. Wenn die gleiche Kundennummer in zwei Mandanten mit derselben Gläubiger-ID vorhanden ist, ist eine Eindeutigkeit nicht mehr gewährleistet. Automatisch vergebene Mandatsreferenznummern dagegen sind immer eindeutig.

Abb. Import Bankverbindungen und SEPA-Mandate

Um die Zusammenarbeit mit fremden ERP-Systemen zu gewährleisten, werden in der Office Line Funktionen zur Verfügung gestellt, um Mandate zu übernehmen/übergeben, ohne dass dem Kunden neue Mandatsreferenzen mitgeteilt, oder gar neue eingeholt werden müssen.

Bei weiterführenden Fragen zu dieser Thematik wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Sage-Fachhändler oder an die Mitarbeiter der BASL GmbH unter 07229 – 23 820-0 oder info@basl.at.